Un must!
Wow, il est vraiment hot le dernier logiciel que tu t’es procuré pour ton travail. C’est le « Neck plus ultra » de ce que tu peux utiliser dans ce type de logiciel. Mais voilà, il est un tantinet compliqué… Au point que, pour maximiser son utilisation, tu dois constamment aller chercher dans le « manuel d’utilisateur » pour te remémorer comment fait telle ou telle chose avec.
Imagine maintenant, que tu as décidé de déléguer les tâches que tu dois faire avec ce logiciel à une personne qui ne le connait pas du tout… Pense à toutes les questions auxquelles tu aurais à répondre! Ou pire, le temps qu’elle pourrait perdre à chercher ces informations dans le manuel de l’utilisateur, comme toi? Le temps que ça prendrait – et l’argent que tu perdrais – pour que cette personne soit capable de l’utiliser, devienne efficace et au final, rentable?
As-tu comme un léger vertige ou un début de mal de tête ici?
Quelles procédures y déposer?
J’imagine que tu me vois venir n’est-ce pas? Alors, tu prends tout ce dont tu as besoin pour travailler avec ce logiciel dans le manuel d’instructions, et tu crées les processus que tu mets dans ton guide de procédures.
Là, tu te dis peut-être: oui, mais comment je fais ça? Comment je sais ce qui est pertinent à mettre ou non dans ce guide?
En répondant à la question suivante: est-ce que cette tâche est faite de façon répétitive, chaque jour, semaine ou mois? Si tu réponds oui à cette question, alors c’est que cette tâche doit avoir sa propre procédure. Bien entendu, ce n’est pas nécessaire que la procédure ait 22 pages et que les instructions soient longues et périlleuses…
Une procédure doit être écrite de façon claire et concise, pour faciliter la compréhension de la tâche. Il faut l’écrire comme si la personne ne savait pas vraiment se servir d’un ordinateur… ou presque!
Qu’est-ce que ça doit contenir?
Voici les critères pour une bonne procédure:
- Quels sont les prérequis pour cette procédure (ex: l’outil ou les outils à utiliser)
- Quel est l’objectif de la procédure?
- Politique (ou encore paramètres: quand ça doit être fait, tel jour ou semaine, heure précise, etc.)
- Qui sera responsable d’exécuter cette procédure?
- Le processus: toutes les étapes à suivre pour faire cette procédure, et y inclure des captures d’écran (ou encore des « screenshots ») pour les tâches plus complexes ou les outils moins communs.
Un mal nécessaire
Il se peut que tout ça te semble beaucoup de travail à faire, et c’est vrai que c’est beaucoup de travail, mais à faire une seule fois. Et tu n’as qu’à penser à tout le temps que tu vas regagner, que ce soit pour toi, en évitant de chercher l’information pour faire cette tâche que tu ne fais vraiment pas souvent dans ta business, mais qui te prend toujours le double de temps parce que tu cherches toujours comment la faire.
Ou encore, si tu penses à déléguer, ou que tu délègues déjà, imagine tout le temps regagné et les questions évitées en ayant tes procédures écrites et en donnant accès à ces documents à ton équipe!
Bonne réflexion!